З чого починається планування будь-якого заходу? З ідеї, необхідних розрахунків кількості учасників та гостей і, звісно, з пошуку найкращої локації для повноцінної реалізації задуму. Вивчивши відповідний ринок, можна зрозуміти, що, наприклад, оренда приміщень у Києві може передбачати вже повністю підготовані зали для заходів будь-якої спрямованості. Їх досить легко адаптувати до рішення конкретних завдань.
Оренда приміщень: увага до нюансів
Як стверджують фахівці, при виборі такого приміщення, слід звертати увагу на нюанси, які дійсно мають значення. Транспортна розв’язка повинна бути максимально комфортною , щоб гості могли легко дістатися міста призначення. Це допоможе зекономити на трансфері. Важливо також визначити з місцем для паркування. Також слід звернути увагу на:
- зовнішній вигляд приміщення;
- наявність достатнього простору для реалізації усіх пунктів програми заходу та комфортного переміщення гостей;
- технічне оснащення (оренда мікрофону, екрану, музичного центру може входити в ціну найму приміщення);
- наявність та стан меблів;
- освітлення;
- при необхідності – наявність фотозони;
- можливості поточного обслуговування.
При цьому слід пам’ятати про принцип розумної достатності: іноді просто світлого, добре оздобленого та правильно розділеного на зони приміщення цілком вистачить для досить цікавого заходу. Більш того, якщо гостей небагато, вони не будуть відчувати себе вільно у занадто великій залі. Якщо це серйозний діловий захід, площа приміщення повинна приблизно вдвічі перевищувати кількість гостей.
Як максимально зекономити
Щоб зекономити, слід подбати про вибір приміщення заздалегідь, адже сподіватися на якісь «гарячі пропозиції» на цьому ринку складно, хоча при попередньому замовленні можна домовлятися про знижки.
При завчасному виборі є можливість суттєво скоротити витрати на оформлення локації. Цим можна зайнятися самостійно без агенцій-посередників, та й переплачувати виконавцям за терміновість точно не прийдеться.
Орендувати приміщення, орієнтуючись лише по фото на сайтах, досить ризиковано, хоча такі світлини дозволяють одразу оцінити можливості. Таким чином слід попередньо забронювати місце, але не слід відкладати огляд приміщення до останньої миті, щоб мати можливість все прорахувати та, можливо, домовитися з власниками про деякі зміни в локації.
Отже, можна, звісно, орендувати будь-яке приміщення та самостійно подбати про все необхідне, але значно вигідніше – підібрати таку локацію, яка з самого початку буде максимально пристосована для конкретного заходу.