Законодавство України зобов'язує суб'єктів підприємницької діяльності застосувати реєстратори при здійсненні розрахункових операцій. Це стосується і такої галузі як HoReCa (Hotel, Restaurant, Cafe), до якої відносяться заклади громадського харчування. Основи використання РРО встановлені законом. Але бізнес може самостійно вибирати рішення для фіскалізації, тобто встановлювати конкретні апаратні та програмні засоби на власний розсуд, але у відповідності до вимог закону. Можна замовити РРО та ПРРО для кафе для кав'ярні чи ресторану у приватних розробників, наприклад, у компанії Checkbox.
Законодавчі аспекти використання РРО в галузі громадського харчування
З січня 2022 року згідно з актуальною редакцією закону №265-95-ВР від 06.07.1995 року всі підприємства та ФОП, якщо вони здійснюють розрахунки в готівковій формі або безготівковій (через картки та інші електронні засоби), зобов'язані застосовувати РРО та ПРРО. Це стосується майже всіх суб'єктів господарювання за виключенням ФОП 1 групи, які зареєстровані як платники єдиного податку. Вони можуть не застосувати РРО, але тільки в тому випадку, якщо не продають підакцизних товарів (у цьому разі пільги не передбачено). Тобто бари, де у меню є алкоголь, не мають права на пільги.
Звільняються від цього тільки ті компанії, де безготівкові розрахунки здійснюються шляхом переказу з одного банківського рахунку на інший. Податкові органи перевіряють використання РРО. І якщо буде встановлено, що бізнес не видає чеки чи робить це у неповному обсязі, то штраф складатиме не менше ніж 100% від суми такого чека.
Як застосовують РРО для кафе детальніше можна прочитати за посиланням.
Переваги та недоліки застосування РРО в кафе та ресторанах
Класичний РРО називають також апаратним. Це багатофункціональний пристрій, в якому реалізовані фіскальні функції, тобто він реєструє розрахункові операції, передає відповідний звіт до податкової інспекції та роздруковує фіскальний чек. Його переваги:
- можливість підключення додаткових пристроїв, наприклад, ваг, що актуально для кондитерської або пекарні;
- зберігання всіх операцій та поданих звіті у фіскальній пам'яті;
- формування звітів за будь-який період, що дозволяє знайти причину розбіжностей з контролюючим органом та захистити правову позицію бізнесу.
Але у апаратного РРО є й недоліки:
- висока вартість обладнання та значні витрати на техобслуговування;
- відсутність автоматизації робочого процесу;
- тривалий процес реєстрації у фіскальних органах, встановлення та налаштування обладнання.
Цих недоліків немає у програмного РРО (скорочено — ПРРО). Цей інструмент підходить для закладів харчування будь-якого типу, від фудтраку та маленької кав'ярні до ресторану та великого фудкорту. Переваги ПРРО:
- автоматизація розрахункових операцій;
- інтеграція з внутрішніми програмними продуктами, які використовують для ведення бухгалтерського обліку;
- відсутність необхідності у придбанні дорогого фізичного обладнання, бо ПРРО може працювати не тільки на комп'ютері, але навіть на телефоні та планшеті.
Розробник може пропонувати додаткові послуги. Наприклад, компанія Checkbox робить безкоштовне оновлення. Воно відбувається автоматично та на регулярній основі. При використанні ПРРО оплата здійснюється щомісячно, але вона нижче ніж при встановленні апаратної каси.
ПРРО — це можливість виконати всі вимоги законодавства та при цьому зекономити та підвищити ефективність обліку шляхом автоматизації розрахункових процесів. Також використання програмної РРО дозволяє працювати в офлайн-режимі, тож навіть при відсутності мережі заклад буде проводити розрахунки з клієнтами, уникаючи штрафу.